西部管道工程竣工资料整编中的问题及对策

　　４ 做好竣工资料整编和归档工作的对策
　　其实，在竣工资料归档过程中会出现问题，是因为项目竣工资料的收集未能与工程建设同步进行。从而导致了资料归档工作的滞后、甚至出现了补做资料、假做资料的现象，无法确保竣工资料能按时归档。
　　为了做好这一工作，并且避免因竣工资料归档出现问题而造成的不良后果，笔者认为应从以下方面入手来解决问题：
　　４．１ 加大对竣工资料的重视力度，树立未雨绸缪的意识
　　从物资供应项目立项抓起是做好竣工资料工作的前提。目前，建设项目均实行项目法人责任制的管理方式，项目法人不仅要对整个项目负责，也应对整个工程项目竣工资料负责。因此，为使项目竣工工作与工程建设项目同步进行，项目法人应将竣工工作纳入整个工程建设的一部分，从物资供应项目立项开始就设立竣工机构及人员，负责物资供应项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作。
　　当建设项目开工后，就要通过对建设单位的宣传，使他们认识到编制竣工文件的重要性，落实具体的任务，并对相应的资料整理的规范做详细的说明。从卷内文件的填写、文件材料的排列顺序、案卷标题的拟写、装订方法、图纸的折叠等等。在理论上对竣工资料的编制做出指导，使建设单位在整理竣工资料时能做到规范和准确。
　　同时，树立未雨绸缪的责任和忧患意识是做好工程的重要保证。有了正确的认识，才能为进一步的实践引路指航。
　　４．２ 制定相关制度，并确定专职负责人，使竣工资料编制工作具有可操作性
　　建立健全资料管理制度是做好竣工档案工作的基础，而保持人员稳定是确保竣工资料真实的前提。由于该工程的建设资料数量大、环节多、工期长等特点。应该在工程初期就设置专门的资料收集、整理机构，并安排专职人员进行负责。这些专职负责的人员可以部分调整，但是在相当程度上应保持稳定。否则会因为不同的工作人员接替工作而造成资料整理过程中的混乱。
　　相应的制度应当具有可操作性。在工程开始就应该对竣工资料的收集工作展开进行策划，编制竣工资料管理的办法并制定具体实施的大纲。然后按照制定的计划来安排工作人员，具体开展各个部门在竣工资料收集过程中应承担的责任。只有加强物资采办项目采购过程各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证招投标、设备现场交接记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠，竣工图纸与实物相符。
　　４．３ 竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成竣工资料归档的重要保证
　　由于多数建设单位在平时不重视资料的管理，总是在工程临近结束时才开始整理，而平时的资料管理模式大多沿用了文书档案管理模式，因此，短时间内对数量极大的资料进行整理必然会产生困难。因此，在工程建设开始时起，就应该将竣工资料整编列入工程的进度中。对竣工资料的收集与管理办法、资料收集整理的责任分工等做出详细的规定。使项目资料的收集、整理与工程建设的进度同步，从而达到工程完成而竣工资料的收集工作也完成的目标。
　　４．４ 做好日常资料管理工作
　　“硬件”是基础，资料是形象。日常的资料管理工作好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，物资采办过程原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和合同变更加强管理、做好登记。
　　在每项工程竣工后，规范、完整的档案资料在另一方面体现了建设单位和监理单位的业绩和实力，是检验与评定施工质量的另一面镜子，同时也是进行工程维修和事故处理的重要参考。要做到工程资料及时、规范归档，日常资料的收集很重要。
　　４．５ 重视档案知识宣传教育，加强人员学习培训，使工作人员具有工作责任心
　　对工作具有责任心是个体履行责任的内在驱动力。在完成本职工作的同时，责任心高的员工会自愿做一些不属于自己职责范围的工作，会对工作有更多的精力投入，从而也能将工作做得更好。
　　面对工程竣工资料的归档过程中所遇到的诸多不利形势，要求相关工作人员，能够对工作付出相当多的时间，采取积极的态度，具有高度的责任心，这样才能把工作完成得有声有色，为工程竣工后结算、回款等后续工作的顺利完成打下良好的基础，创造良好的开端。领导阶层具有了很高的责任心，他们就会意识到资料归档工作的重要性，从而会积极要求员工加强这方面的工作。而执行阶层的工作人员则会主动了解工程的具体实施进度，及时收集工程施工过程中各个不同阶段的施工资料，从工程开始就注意工程档案资料的收集与积累，使竣工资料全面、完整、系统，为工程结束后，竣工资料的归档工作的顺利进行，打下坚实的基础。

作者：不详　来源：大可